Qualitätsmanagement

Bessere Prozesse durch Qualitätsmanagement
 
Die Aufgabenbereiche im Qualitätsmanagement sind – wie das Handwerk mit seinen zahlreichen Facetten – besonders vielseitig und anspruchsvoll. Am Ende ist das Ergebnis unserer Arbeit aber immer die Sicherung und Verbesserung der Qualität speziell bei der Entwicklung, Planung, Durchführung und Evaluation unserer Bildungsangebote und Services. Ein praxisnaher, handlungsorientierter Unterricht und eine gute Vorbereitung auf die Prüfungen sind für uns wichtige Qualitätsmerkmale. Alle Bildungsangebote stehen für moderne Lernkonzepte, einen hohen Praxisbezug und Wissenstransfer auf dem aktuellen Stand der Technik. Erfahrene und hoch motivierte Dozierende und Lehrgangsmanager:innen stehen den Teilnehmenden für ihre individuelle Bildungsplanung zur Seite. Vor allem die digitalen Transformationsprozesse zum Beispiel durch den sinnvollen Einsatz von cloudbasierten Softwarelösungen, elektronischer Akten, Online-Unterricht sowie der Lernplattform www.hbz-online.de sollen Zeit und Kosten sparen und die dazugehörigen Arbeitsabläufe bestmöglich durch IT-Technik unterstützt werden. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung extrem beschleunigt.
 
Warum betreiben wir Qualitätsmanagement?
 
Wir machen das, um Kund:innenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit zusammenzubringen und gesetzliche, behördliche, förderrechtliche sowie vertragliche Anforderungen zu erfüllen. Auf diese Weise können wir die Strukturen und Prozesse unseres Qualitätsmanagements stets an neue Erfordernisse und Herausforderungen anpassen und vorausschauend handeln. Damit möchten wir die Effektivität und Effizienz unserer Bildungsaktivitäten kontinuierlich steigern und nach (international) festgelegten Standards bzw. Normen agieren.
 
Hierbei legen Führungskräfte die Ausrichtung fest und schaffen wirksame Bedingungen für das Qualitätsmanagement sowie das Erreichen der festgelegten Geschäftsbereichs- u. Abteilungsziele. Wir setzen dabei auf Agilität, Transparenz, Dialogbereitschaft, offene Kommunikation, Nachhaltigkeit, Höflichkeit und respektvollen Umgang mit allen Beteiligten. Zudem liegen weitere Vorteile für ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem für uns auf der Hand:
 

• Ausrichtung an Kund:innen
• Beherrschte Prozesse/Leistungen
• Höhere Kund:innenzufriedenheit
• Professionelle Organisation
• Rechtssicherheit
• Klare Verantwortungen
• Motivation zur Verbesserung
• Behandlung von Chancen und Risiken
• Leichtere Einarbeitung

Unsere Organisation ist seit 1997 nach der Norm DIN EN ISO 9001 ff. sowie nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) zertifiziert. Das Qualitätsmanagement begleitet uns bei externen Zertifizierungen von der Antragstellung bis zur Durchführung der Überwachungs- oder Rezertifzierungsaudits. Regelmäßig führen wir interne Qualitätsaudits durch. So stellen wir sicher, dass die erarbeiteten Prozesse konsequent umgesetzt werden und erkennen schon frühzeitig Verbesserungspotentiale z.B. im Bereich der Digitalisierung, Standardisierung, Nahtstellen zu anderen Abteilungen und Geschäftsbereichen oder mögliche Chancen und Risiken.

Prozessdokumentation
 
Die dazugehörigen Prozesserhebungen bilden den Ausgangspunkt für die nachgelagerte Beschreibung von Abläufen in unserer Organisation. Für die Dokumentation der Prozesse benutzen wir die Prozessplattform der PICTURE GmbH anhand der Methode BPMN 2.0 und den erweiterten PICTURE Bausteinen.
 
Was ist BPMN 2.0?
 
BPMN steht für „Business Process Model and Notation“. Hierbei handelt es sich um eine standardisierte Software zur grafischen Notation, Modellierung und Visualisierung von Prozessmodellen. Damit können mit nur wenigen Symbolen und Bausteinen Abläufe in unserer Organisation einfach, präzise und verständlich dargestellt werden. Die einzelnen Symbole bzw. Aktivitäten werden nach bestimmen Regeln (Syntax) durch Linien (Sequenzflüsse), Ereignisse oder Gateways miteinander verbunden. So wird das Zusammenspiel zwischen Eingabe (Startereignis) – Verarbeitungschritte (Aktivitäten) – Ausgabe (Endergebnis) oder weiteren vor- oder nachgelagerten Prozessen sichtbar gemacht.
 
Das sorgt für die notwendige Transparenz, um später die richtigen Entscheidungen bei erkannten Fehlern, Handlungs- oder Anpassungsbedarfen zu treffen. Zudem nutzen wir die Prozessplattform, um das Wissen über Abläufe über eine Prozesslandkarte darzustellen. Je nach Bedeutung der erbrachten Leistungen (wertsteuernd, wertschöpfend, wertstützend) und den jeweiligen Leistungsempfänger:innen (interne und externe Kund:innen) unterscheiden wir zwischen Führungs-, Kern-/Geschäfts- und Supportprozessen.
 
In den Prozesssteckbriefen werden weitere Informationen wie Beschreibung, Zweck, Zuständigkeiten, Orga-Einheiten, erbrachte Leistung, Software, Regel-/Rechtsgrundlagen, benötigte Dokumente, Potentiale für Optimierungen u.v.m. hinterlegt. Weitere Infos unter www.prozessplattform.de
 
Zu unterscheiden sind strategische und operative Prozessmodelle aus Sicht der jeweiligen Fachanwender:innen und den dazugehörigen menschlichen Prozessflüssen. Den jeweiligen Detaillierungsgrad legen wir dabei selbst fest. Alles ist möglich, von logisch-abstrakt bis detailliert-präzise. Welche und wie viele Prozessmodelle benötigt werden, ist wiederum abhängig von den formulierten Qualitätszielen und davon, ob ein Regelungsbedarf erkannt wurde.
 
Um die Frage nach der Wichtigkeit unserer Prozesse beantworten zu können, erfassen wir zunächst unsere Vorgaben, analysieren diese, gewichten, priorisieren und legen dann Ziele fest. Etwas zugespitzt ausgedrückt, ist Prozessmanagement (oder auch Qualitätsmanagement) letztlich nichts anderes, als die Ausrichtung unserer Organisation auf unsere Ziele, indem die dafür erforderlichen Arbeitsabläufe ermittelt und so geregelt werden, dass die Zielerreichung sichergestellt ist und belegt werden kann, wenn ein Nachweis dafür gefordert ist.